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外貿(mào)單證實(shí)用案例
1．外貿(mào)洽談前期，制作形式發(fā)票用于報(bào)價(jià)、交易參考或客戶申請進(jìn)口許可等。
2．交易確認(rèn)以后，制作外貿(mào)合同。
3．準(zhǔn)備交貨的時(shí)候，制作商業(yè)發(fā)票、裝箱單、核銷單、報(bào)關(guān)單，申請商檢放行單等報(bào)關(guān)出口。
4．報(bào)關(guān)后海關(guān)退返核銷單、報(bào)關(guān)單的收匯聯(lián)與核銷聯(lián)等。
5．交貨付運(yùn)后，得到三證三副提單。
6．制作、申辦、整理客戶所需的全套單據(jù)，如發(fā)票、裝箱單、商檢證、產(chǎn)地證、受益人證明等等以收取貨款。
7．憑收匯銀行水單、核銷單、報(bào)關(guān)單核銷聯(lián)等辦理核銷與退稅。
無論是否操作信用證，單據(jù)都比較重要。外貿(mào)單證通常是成套的，即根據(jù)客戶的要求，相關(guān)的單證作為一套，用于交付、轉(zhuǎn)賣和貨款收付。單證制作的基本原則，是“單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求（在信用證操作時(shí)），同一套的單據(jù)間，在相同欄目的內(nèi)容一致。比如，貨物的數(shù)量，無論在發(fā)票、裝箱單還是其他單據(jù)的數(shù)量欄中，填寫都應(yīng)一致，包括計(jì)量單位；在提單中顯示了嘜頭（貨物外包裝箱上印刷的用于識別的標(biāo)志符號），發(fā)票中就不能顯示“N/M”（無嘜頭）。
此外，每份單據(jù)都會標(biāo)明出具日期，而外貿(mào)操作中對各種單據(jù)的日期有相應(yīng)的規(guī)定，要求簽發(fā)日期應(yīng)符合邏輯性和國際慣例。一般地，作為收款用的全套單據(jù)，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準(zhǔn)，來確定各單據(jù)的日期：
發(fā)票（INVOICE）日期一般早于所有單證；
裝箱單（PACKING LIST）一般與發(fā)票同日，必須在提單日之前；
提單日（ON BOARD DATE）不能超過L/C規(guī)定的裝運(yùn)期；
保單（INSURANCE POLICY）的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期，不能早于發(fā)票；
產(chǎn)地證（C/O、FORMA）不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；
商檢證（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日；
受益人證明（BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提單日；
船公司證明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提單日；
匯票（DRAFT）日期應(yīng)晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù)，但不能晚于L/C的效期。
單據(jù)制作應(yīng)從一開始就養(yǎng)成良好習(xí)慣。按照老外貿(mào)業(yè)務(wù)員的做法，交易確定以后，及時(shí)為交易歸檔，預(yù)先按照單據(jù)欄目整理出填制內(nèi)容，如客戶名址、貨物品名描述等。具體制單的時(shí)候，直接調(diào)用即可，避免了臨時(shí)打字的拼寫錯(cuò)誤可能。根據(jù)這個(gè)原理，市面上也出現(xiàn)了各種外貿(mào)制單軟件，可預(yù)先輸入資料，按照單證類別自動生成。
除了制單人為錯(cuò)誤外，因?yàn)橥赓Q(mào)過程中環(huán)節(jié)甚多，不同部門的操作中難免會有疏漏誤差，或因情況改變而導(dǎo)致的錯(cuò)誤。比如，原定出貨100箱，也按照這個(gè)數(shù)量制作了商檢和報(bào)關(guān)，可實(shí)際裝運(yùn)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)倉庫記錄錯(cuò)誤，實(shí)際發(fā)貨量只有98箱，或者是在裝卸過程中損壞了2箱等。對于這樣的情形，可以視情況靈活處理。
信用證項(xiàng)下操作的，完全依靠信用證制單；非信用證的，根據(jù)單證交付的對象不同見機(jī)行事。因此可分為“將錯(cuò)就錯(cuò)”和“分套處理”兩類方式。所謂將錯(cuò)就錯(cuò)，就是雖然與實(shí)際不符，仍按照事先約定的條件制單，因此贊成的影響另外與客戶協(xié)商解決。比如，在貨物短少的情況下，仍按照全數(shù)繕制單證。
所謂分套處理，就是根據(jù)單證交付對象的不同，分別制作內(nèi)容不同的單證。比如在報(bào)關(guān)數(shù)量和金額與實(shí)際有誤差的情形下，給海關(guān)的單證按照原報(bào)關(guān)資料，給客戶的單證則按照實(shí)際的數(shù)量和金額繕制。如果提單上的數(shù)量與報(bào)關(guān)數(shù)量一致，則可略微調(diào)整單價(jià)，在總數(shù)量不變的情況下減少總金額，使之符合實(shí)際收取的貨款。
此外，因?yàn)閳?bào)關(guān)等數(shù)據(jù)失誤，導(dǎo)致實(shí)際收匯和報(bào)關(guān)金額不一致，會影響核銷。一般的做法，在數(shù)額差別不大，比如2000美金以內(nèi)，仍可以核銷。亦可截長補(bǔ)智囊，把多收的錢彌補(bǔ)其他少收的錢，把帳目做平。最后，還有一個(gè)可能會犯的低級錯(cuò)誤，單證遺失。
二、單證遺失事故的處理
單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據(jù)在交付郵政或快遞公司轉(zhuǎn)遞過程中遺失的。而目前，我國對郵政及快遞公司遺失文件的賠償制度尚不完善，一般以郵資的若干倍來計(jì)算。而外貿(mào)單證的特殊性使得這個(gè)賠償數(shù)額無論如何也不濟(jì)事。因此，發(fā)生類似事情的時(shí)候，追究責(zé)任意義不大，關(guān)鍵還要靠自己去盡力補(bǔ)救。
首先要防患于未然，企業(yè)內(nèi)部建立起比較清晰的單證制作和傳遞堆積。業(yè)務(wù)員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。老業(yè)務(wù)員喜歡在交易確立以后就制作客戶檔案，列明所需單證、辦理時(shí)間和單證收取記錄，這是個(gè)很好的經(jīng)驗(yàn)。公司有專門的單證員的，不但單證員自己要有記錄冊，還要與業(yè)務(wù)員建立起單證交接登記本，避免轉(zhuǎn)交過程中的“真空”缺漏。
所有的單據(jù)，都復(fù)印一份，以備萬一出紕漏時(shí)可以對照原單處理。
單證遺失后，要第一時(shí)間處理。屬于自己繕制的發(fā)票裝箱單等，即刻補(bǔ)制，屬于國家機(jī)構(gòu)或第三方出具的，及時(shí)通知出具人，辦理補(bǔ)單手續(xù)。詳細(xì)如下：
1.報(bào)關(guān)單據(jù)的遺失
發(fā)票等單據(jù)在報(bào)關(guān)前遺失的，盡量自己補(bǔ)發(fā)并快遞給報(bào)關(guān)代理人。如果是長期合作的報(bào)關(guān)代理人，不妨預(yù)先留幾份簽章空白發(fā)票箱單等，以便急需時(shí)由報(bào)關(guān)代理人幫忙填寫。這在外貿(mào)操作中比較常見。但這樣做的風(fēng)險(xiǎn)很大，存在著報(bào)關(guān)代理人私用于偽造單據(jù)的可能。隨付報(bào)關(guān)的核銷單遺失，必須將所遺失的核銷單立即報(bào)告外匯管理局，登報(bào)聲明作廢，再另外出具一份核銷單。海關(guān)已簽發(fā)的報(bào)關(guān)單證明聯(lián)、核銷聯(lián)遺失，可以向海關(guān)提出書面申請補(bǔ)簽，并隨附有關(guān)證明材料，海關(guān)審核同意后，可予以補(bǔ)簽。海關(guān)在證明聯(lián)、核銷聯(lián)上注明“補(bǔ)簽”字樣，并按規(guī)定收取工本費(fèi)。
2.提單的遺失
提單遺失后，可以通過貨代補(bǔ)發(fā)提單，或電放（收貨人無需正本提單，憑貨代電報(bào)指示放貨）形式解決。但辦理起來較為棘手，各個(gè)船公司規(guī)定不同，通常根據(jù)與出口商的關(guān)系而定。因?yàn)檠a(bǔ)發(fā)提單對貨代而言風(fēng)險(xiǎn)很大，如果因此出現(xiàn)冒領(lǐng)或其他糾紛----比如出口商惡意欺詐，將原提單交付客戶或銀行以后，謊稱遺失，借以扣留貨物----貨代難脫干系。
特別地，如果是“記名提單”（即提單上限定具體的提貨人）比較好辦，只要提貨人證明自己身份即可電放，但如果是“指示提單”（即提單上暫未指定收貨人，這一點(diǎn)在本書后面的貨運(yùn)章節(jié)中將詳細(xì)解釋）就麻煩了。
如果貨代信任發(fā)貨人，那么通常發(fā)貨人一封保函（擔(dān)保因此出現(xiàn)的所有責(zé)任由發(fā)貨人自己承擔(dān)）即可解決；而如果彼此不熟悉，則貨代通常會要求在出具保函的同時(shí)提供相當(dāng)于貨值或雙倍的擔(dān)保金，擔(dān)保金期限甚至長達(dá)一年。這對于貨主而言將是個(gè)沉重的負(fù)擔(dān)。
曾有過一個(gè)實(shí)例：
一份指示提單在交付快遞公司后遺失，發(fā)貨人請求電放，船公司求發(fā)貨人首先提供遺失聲明，再到公安局報(bào)案，取得報(bào)案登記后，在船公司指定的刊物上聲明提單作廢，最后再交納200%的貨值擔(dān)保金。最后在買賣雙方的配合下，因提貨人信譽(yù)不錯(cuò)，船公司才最終許可免交了擔(dān)保金，但此過程也耗時(shí)耗力。提單一般三正三副，因此，除非客戶要求“全套提單”，否則盡量爭取保留一份正本提單，避免遺失風(fēng)險(xiǎn)。
3.原產(chǎn)地證的遺失或修改
如果因?qū)嶋H交貨與申報(bào)的不符，或有其他錯(cuò)漏，需要修改補(bǔ)充原產(chǎn)地證內(nèi)容，必須申明更改理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查符合要求后，重新辦理申請手續(xù)，收回原發(fā)原產(chǎn)地證，換發(fā)新證。如已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀，從簽發(fā)之日起半處內(nèi)，申請單位必須向簽證機(jī)構(gòu)申明理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查同意后重新辦理申請手續(xù)。簽證機(jī)構(gòu)在新簽證書上注明“XX年XX月XX日原發(fā)XX號原產(chǎn)地證作廢”。
這里說的簽證機(jī)構(gòu)，可以是進(jìn)出口商品檢驗(yàn)檢疫局，也可以是各地的貿(mào)易促進(jìn)會。單證繕制正確完整，就為收取貨款奠定了基礎(chǔ)。然而，如何在交付貨物單證后順利收回貨款，仍是我們特別需要重視的。貨款不能及時(shí)、安全收回，所有業(yè)務(wù)都是一場空。
前面我們曾說過，為保障出口商收回貨款，理論上通行的做法是信用證。實(shí)際上除了信用證外，還有幾種結(jié)算方式。不過信用證始終算最安全、最有保障的----當(dāng)然，也是手續(xù)費(fèi)最貴的。
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